De Wet Verbetering Poortwachter: Wat moet je als werkgever weten?
Als werkgever kun je vroeg of laat te maken krijgen met zieke werknemers. In veel gevallen gaat het om kort verzuim, maar het kan ook zijn dat je werknemer langer uit de running is. Verzuim in je organisatie kan een behoorlijke uitdaging zijn, zowel op menselijk als op administratief vlak. De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) speelt hierbij een belangrijk rol. Deze wet, die sinds 2002 van kracht is, legt vast wat de rechten en plichten zijn van zowel werkgevers als werknemers tijdens een periode van ziekte. In dit artikel leggen we uit wat de Wet Poortwachter inhoudt en wat de belangrijkste zaken zijn die je als werkgever moet weten.
Wat is de Wet Verbetering Poortwachter?
Het doel van de Wet Verbetering Poortwachter is om langdurig ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid zoveel mogelijk te beperken. In de wet staat dat werkgever en werknemer tijdens het ziekteverzuim gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de re-integratie van de werknemer. Dit betekent dat beide partijen actief moeten werken aan een zo spoedig mogelijke terugkeer naar het werk, eventueel in aangepaste vorm of bij een andere werkgever. Heel concreet legt de wet vast welke stappen er ondernomen moeten worden vanaf het moment dat een werknemer ziek wordt, tot en met het moment dat hij of zij weer aan het werk gaat of, in het uiterste geval, een aanvraag moet doen op een WIA-uitkering (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen).
Welke belangrijke verplichtingen heb je als werkgever
Ziekmelding bij de Arbodienst
Zodra een werknemer zich ziekmeldt, is het belangrijk om dit binnen een week door te geven aan je Arbodienst. De Arbodienst speelt namelijk een centrale rol in het ziekteproces. HR5 casemanagers en Adviseurs Arbeid en Gezondheid adviseren jou als werkgever over gang van zaken rondom verzuim en de te nemen stappen volgens de WVP.
Probleemanalyse en Plan van Aanpak
Uiterlijk in week zes van het verzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hierin wordt beschreven wat de beperkingen van de werknemer zijn en wat de mogelijkheden voor re-integratie zijn. Vervolgens moet je samen met de werknemer binnen twee weken na het opstellen van de probleemanalyse een Plan van Aanpak opstellen. Dit plan bevat concrete afspraken over de stappen die jullie gaan nemen om de werknemer weer aan het werk te krijgen, inclusief termijnen en verantwoordelijkheden.
Deskundigenoordeel
Mocht er onenigheid ontstaat tussen jou en de werknemer over de re-integratieafspraken of wil je advies inwinnen of je voldoende doet voor de re-integratie van je werknemers, dan kun je een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen. Dit helpt om eventuele geschillen op te lossen en ervoor te zorgen dat de re-integratie op de juiste manier wordt voortgezet.
Voortgangsgesprekken en Evaluatie
Gedurende de verzuimperiode moeten werkgever en werknemer regelmatig voortgangsgesprekken voeren. Tijdens deze gesprekken wordt besproken hoe het gaat met de re-integratie en of de afspraken uit het Plan van Aanpak moeten worden aangepast. Na één jaar volgt een eerstejaars evaluatie.
42e week melding
Als je werknemer zijn 42e verzuimweek ingaat, dien je hiervan een melding te doen bij het UWV. Doe dit voor de eerste werkdag na de 42e week van verzuim, want het te laat indienen van deze melding kan een boete opleveren.
Het Eerstejaarsevaluatie
Rondom het einde van het eerste verzuimjaar vindt een Eerstejaarsevaluatie plaats van de verzuimperiode en de re-integratie inspanningen. Er wordt gekeken naar hoe het eerste verzuimjaar is verlopen. Bovendien kijk je vooruit naar de invulling van het tweede verzuimjaar. Je legt vast wat er tot nu toe is gedaan aan de re-integratie en wat de verdere stappen zullen zijn in een Eerstejaarsevaluatie formulier. De kans is groot dat de bedrijfsarts een inzetbaarheidsprofiel opstelt, waarbij aanvullend arbeidsdeskundig onderzoek kan plaatsvinden. Een inzetbaarheidsprofiel is een uitgebreide analyse van de beperkingen van je verzuimende werknemer. Een arbeidsdeskundige geeft op basis van die informatie een advies hoe de re-integratie in het tweede jaar het beste ingevuld kan worden. Mogelijk is een Tweede spoor van toepassing.
Eerste en Tweede Spoor
In het Eerste spoor-traject is het einddoel dat je werknemer bij jou als werkgever werkzaam blijft. Dit kan zowel in de huidige functie, de huidige functie met aanpassingen of in een andere functie zijn. Als terugkeer van je werknemer naar jou als werkgever onzeker is, is een Tweede spoor-traject noodzakelijk. In het Tweede spoortraject is de inzet om de werknemer bij een andere werkgever of organisatie laten re-integreren. Een tweesporenbeleid kan ook nodig zijn. In dat geval blijft de werknemer re-integreren bij de huidige werkgever, en tegelijkertijd wordt re-integratie bij een andere werkgever gepoogd.
Actueel oordeel en eindevaluatie
Wanneer een medewerker circa 85 weken ziek is, zal een bedrijfsarts een Actueel Oordeel opstellen. Hierin concludeert de bedrijfsarts over de huidige verzuimstatus: belastbaarheid, ontwikkeling in spoor 1 en 2 etc. Vervolgens vul je samen met je medewerker een eindevaluatie in.
Aanvraag WIA beoordeling bij het UWV
Als de werknemer na bijna twee jaar nog steeds niet volledig hersteld is, moet de werknemer uiterlijk in de 93e ziekteweek een WIA-aanvraag indienen bij het UWV. Hierbij wordt gekeken naar wat er de afgelopen twee jaar aan re-integratie is gedaan. Het UWV beoordeelt of zowel werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd voor de re-integratie. Werknemer en werkgever zijn samen verantwoordelijk dat UWV beschikt over alle benodigde informatie. Maak hier dus goede afspraken over! Wanneer de re-integratie inspanningen als voldoende worden beschouwd, dan zal het UWV overgaan tot inhoudelijke behandeling en oordelen of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA uitkering.
Risico’s voor werkgevers: loonsanctie bij onvoldoende Inspanning
Het onvoldoende volgen van de Wet Poortwachter kan verstrekkende gevolgen hebben. Als uit de beoordeling van het UWV blijkt dat je als werkgever niet voldoende hebt gedaan om de re-integratie van de werknemer te bevorderen, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je het loon van de zieke werknemer tot maximaal een jaar langer moet doorbetalen. Dit kan een flinke financiële last zijn en is een sterke stimulans om het re-integratieproces serieus te nemen.
Belang van goede verzuimadministratie
Een goede administratie en documentatie van het re-integratietraject is essentieel. Bij een WIA-aanvraag vraagt het UWV om een dossier waarin je kunt aantonen dat je alle stappen volgens de Wet Poortwachter hebt doorlopen. Denk hierbij aan de probleemanalyse, (evaluaties van) het Plan van Aanpak en het Actueel Oordeel van de bedrijfsarts. Onze Track software zorgt ervoor dat je hier als werkgever of leidinggevende geen omkijken naar hebt. Alle benodigde documenten worden beveiligd opgeslagen, en hebt zo altijd een compleet dossier. Daarnaast zorgt Track Software er met taken voor dat je geen belangrijke zaken over het hoofd ziet.
Ondersteuning bij Wet Poortwachter
De Wet Poortwachter kan complex zijn en het vraagt om veel aandacht en discipline om alle verplichtingen goed na te leven. Als werkgever kun je er daarom voor kiezen om dit traject uit te besteden aan gespecialiseerde casemanagers. Onze HR5 casemanagers en Adviseurs Arbeid en Gezondheid zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke eisen en helpen je om een effectief re-integratiebeleid te voeren. Hierdoor kun je je als werkgever focussen op je kernactiviteiten, terwijl je weet dat het ziekteverzuim en de re-integratie van je medewerkers in goede handen zijn.
De Wet Verbetering Poortwachter: Wat moet je als werkgevers weten?
De Wet Poortwachter is een belangrijk instrument om langdurig ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid te voorkomen. Als werkgever heb je een aantal belangrijke verantwoordelijkheden in dit proces, van de ziekmelding tot de begeleiding bij re-integratie. Een goede administratie en actieve betrokkenheid zijn cruciaal om aan de eisen van de wet te voldoen en een loonsanctie te voorkomen. Met de juiste ondersteuning kun je als werkgever je medewerkers optimaal begeleiden en bijdragen aan een succesvol herstel en terugkeer naar werk.
Op de hoogte blijven?
Benieuwd naar meer artikelen, weetjes of nieuws op HR en wetgeving vanuit HR5?
Volg ons dan op Social Media.
