Zwangere medewerker: hier moet je rekening mee houden

Wanneer een werknemer zwanger is, brengt dit specifieke verplichtingen en aandachtspunten met zich mee voor werkgevers. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de HR-, arbo-, en salarisregelgeving. Zo zorg je ervoor dat je je werknemer optimaal ondersteund en dat je organisatie voldoet aan wettelijke verplichtingen. Lees snel waar je rekening mee moet houden met een zwangere medewerker.

Zwangere medewerker: hier hou je rekening mee vanuit personeelszaken

Bevestiging van zwangerschap

Een werknemer is verplicht uiterlijk drie weken voor de ingang van het zwangerschapsverlof aan de werkgever door te geven dat zij zwanger is. Natuurlijk vind je het als werkgever fijn om vroegtijdig op de hoogte te zin van een zwangerschap. Zo kun je je medewerker ondersteunen, tijdig vervanging regelen en de zwangerschaps- en bevallingsuitkering aanvragen.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Werknemers hebben recht op minstens 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. De werknemer heeft zelf de keuze om dit verlof zes tot vier weken voor de uitgerekende datum te beginnen. Bespreek zo vroeg mogelijk met werknemer wanneer zij het verlof wil starten, zodat je vervanging kunt inplannen. Na de bevalling volgt er bevallingsverlof, dat minimaal tien weken duurt. Let wel: indien de werknemer 6 weken voor de uitgerekende datum ziek is vanwege zwangerschap gerelateerde klachten, dan gaat automatisch het zwangerschapsverlof in. Daar heeft de werknemer dus géén keuze in.

Ontslagbescherming bij zwangerschap

Tijdens de zwangerschap en gedurende zes weken na terugkeer van het zwangerschapsverlof heeft de werknemer ontslagbescherming. Dit betekent dat je als werkgever geen ontslag mag geven zonder toestemming van het UWV, tenzij er sprake is van ernstige misdragingen.

Aangepaste werkzaamheden

Als een werknemer zwanger is, kan het nodig zijn om de werkzaamheden of de werkplek aan te passen om de veiligheid en gezondheid van medewerker en ongeboren baby te waarborgen. Je kunt hierbij denken aan het verrichten van minder zware taken, niet werken met gevaarlijke stoffen, het bieden van een andere werkplek, of flexibele werktijden met meer rusttijden. Ga regelmatig het gesprek aan met je medewerker of werkzaamheden nog passend zijn. Houdt in de gaten in hoeverre aanpassingen nodig zijn. Heb je hier vragen over? Neem contact op met je Adviseur Arbeid en Gezondheid, omdat wellicht een (gedeeltelijke) verzuimmelding op z’n plek is. Als werkgever ben je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie te hebben waarin aandacht is voor specifieke risico’s voor zwangere medewerkers. De RI&E moet regelmatig worden bijgewerkt en er moet een plan van aanpak zijn om risico’s te minimaliseren.

Geen nacht- en overwerk

Je zwangere werknemers heeft tijdens de zwangerschap en tot 6 maanden na de bevalling recht op aangepaste werktijden. Zo hoeven zwangeren geen nachtdiensten meer te draaien en mogen maximaal 10 uur per dag werken. Overwerk moet worden vermeden, en indien nodig, moet de werknemer overdag ingezet worden. Per CAO kunnen afspraken afwijken. Bekijk alle regels rondom werktijden op je eigen CAO en op rijksoverheid.nl.

Zwangere medewerker: hier hou je rekening mee voor salarisadministratie en verlof

Loon tijdens verlof

Een medewerker heeft tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof recht op een uitkering van het UWV ter hoogte van 100% van haar dagloon, tot aan het maximumdagloon. Als werkgever vraag je deze zwangerschapsuitkering aan tussen de 4 en 2 weken voor de ingangsdatum van het verlof van je werknemer. UWV betaalt in principe deze uitkering aan de werkgever uit, zodat deze het loon kan doorbetalen tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof.

Terugkeergarantie

Na het zwangerschapsverlof heeft de werknemer het recht om terug te keren naar haar oorspronkelijke functie of een vergelijkbare functie met dezelfde arbeidsvoorwaarden. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat de werknemer na haar verlof weer zonder belemmeringen aan het werk kan. Regelmatig contact tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof zorgt ervoor dat je als werkgever op de hoogte bent van de situatie van de werknemer. Is de kinderopvang geregeld? En wanneer gaat de medewerker weer starten? Wil je medewerker nog aansluitend ouderschapsverlof opnemen? Door in gesprek te blijven kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan en voelt je werknemer zich gehoord.

Zwangere werknemer hier moet je rekening mee houden

Aanpassing Salaris en Arbeidsvoorwaarden

Als je werknemer na het zwangerschapsverlof tijdelijk minder wil werken, moet er in overleg een oplossing worden gezocht. De werknemer heeft recht op terugkeer in haar oude functie met behoud van haar salaris en arbeidsvoorwaarden, tenzij je wederzijdse overeenstemming bereikt over andere voorwaarden.

Zwangere medewerker: hier hou je rekening mee qua Arbo zaken

Ziekte tijdens zwangerschap

Als een zwangere werknemer onverhoopt ziek wordt tijdens de zwangerschap, bijvoorbeeld door zwangerschap gerelateerde klachten, gelden er specifieke regels. Als werkgever moet je rekening houden met het feit dat de werknemer ziek kan zijn als gevolg van de zwangerschap. Jij bent verantwoordelijk voor het doorbetalen van het loon tot het verlof ingaat. Als je werknemer ziek wordt tijdens en door de zwangerschap en is het zwangerschaps- en bevallingsverlof nog niet ingegaan, dan kun je een ziektewet-uitkering voor haar aanvragen. Je HR5 Casemanager of Adviseur Arbeid en Gezondheid adviseert je graag over jouw specifieke casus.

Goede communicatie

Een zwangerschap blijft een bijzonder situatie, voor je werknemer maar ook voor jou als werkgever. Het is van belang om regelmatig met de zwangere werknemer te communiceren en haar te informeren over haar rechten en plichten. Dit helpt misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat je werknemer zich gesteund voelt. Ook bij terugkeer na het verlof kan de overgang naar het werk voor de werknemer uitdagend zijn. Bied extra ondersteuning en flexibiliteit, zoals de mogelijkheid om geleidelijk het aantal uren op te bouwen.

Denk aan borstvoeding faciliteiten

Na de bevalling hebben werknemers recht op faciliteiten voor het kolven of geven van borstvoeding. Zorg dat je als werkgever een geschikte afsluitbare ruimte beschikbaar stelt die je medewerker een veilige en fijne omgeving biedt om te kolven of borstvoeding te geven aan haar kind.